Saksbehandler har et viktig ansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Dokumentene skal være sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, Arkivlovens § 6.
All skriftlig saksbehandling utføres i kommunens sak-/arkivsystem eller i et fagsystem. Det skal benyttes Senja kommunes logo på utgående brev. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word og sende dette på kommunens vegne uten logo, journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven.
Senja kommune har elektronisk godkjenning og signatur av dokumenter. Saksbehandler har fullmakt til å underskrive brev, jfr administrativt delegasjonsreglement, med unntak av:
- brev som profilerer kommunen utad, f.eks. strategiske beslutninger, uttalelser eller signaler fra kommunen
- brev på vegne av flere enheter, hvor det ikke uttrykkelig framgår hvem som opptrer på vegne av kommunen
- øvrige brev fra stab og virksomheter avgjøres i den enkelte enhet
Den enkelte virksomhet/stab besvarer inngående korrespondanse fortløpende og innenfor svarfrist satt i Forvaltningslovens §11. Saksbehandling foregår på delegert myndighet fra rådmann også for politisk utvalgsbehandling. E-poster behandles på samme måte som dagens post og vurderes arkivverdig.
- Saksbehandling generelt
- Reglement for folkevalgt organ (reglement og saksbehandlingsregler)
- Delegeringsreglement for Senja kommune 2020
