Arkivtjenesten er administrativt underlagt rådmannen og ledes av avdelingsleder service- og kommunikasjon. Fagansvarlig arkiv plikter å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som er omtalt i denne planen, og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandlingen. Fagansvarlig arkiv skal gjøre seg kjent med gjeldende regelverk, sørge for tilstrekkelig opplæring av nytilsatte og sørge for jevnlig overføring av uaktuelt arkivmateriale til arkivdepot.
Arkivtjenesten i Senja kommune er organisert med ett felles postmottak i rådhuset på Finnsnes. De tidligere kommunehusene (Berg, Torsken og Tranøy) fungerer som fjernarbeidsplasser.
Arkivtjenesten har følgende målsetting:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
- Arkivtjenesten skal aktivt bidra til at politikere og ansatte kan fungere godt og utøve sine oppgaver. Arkivtjenesten skal bidra til god internkontroll, og legge til rette for forvaltningsrevisjon og legalitetskontroll.
Arkivstruktur og inndeling i arkivdeler
Generelt
Alle enhetene i Senja kommune skaper ett felles arkiv. Arkivet er fullelektronisk.
- All journalføring og administrativ saksbehandling skal foregå i Elements Cloud, sak- og arkivsystem.
- Klient- og brukerrelatert post journalføres i egne fagsystemer.
- Enhetene/virksomhetene har selv system- og dokumentasjonsansvaret for eget fagfelt.
- Enheter som har merkantilt personell står selv for åpning og skanning av post. For fagområdet barnevern, helsestasjon, skolehelsetjeneste, PP-tjenesten (inkludert logoped) foretar sentralt postmottak denne oppgaven.
De elektronisk produserte og lagrede dokumenter er de originale, offisielle og gyldige versjonene. Sky-løsningen driftes av Sikri mens Senja kommune er teknisk driftsenhet for egne servere og datalinjer.
1. Arkivdeler i sak-/arkivsystemet Elements Cloud
Navn arkivdel
|
Funksjon
|
Beskrivelse
|
| BARNEHAGE
|
Barnehagebarn
|
Spesialpedagogisk arkiv på barnehagebarn med spesielle behov, felles for alle kommunale barnehager
|
| BRANN
|
Branntilsyn
|
Tilsynsoppdrag
|
| BYGG
|
Byggesak
|
Bygge- og delesaker
|
| ELEV
|
Elevarkiv
|
Spesialpedagogisk arkiv på elever med spesielle behov, felles for alle grunnskoler
|
| MD1
|
Møtedokumenter
|
Dokumenter som innkalling, saksliste, møteprotokoll politiske utvalgsmøter
|
| PERSONAL
|
Personalarkiv
|
Personalarkiv på alle ansatte
|
| PLAN
|
Plansak
|
Reguleringsplaner, kommunedelplaner
|
| SAK
|
Generelt saksarkiv
|
Generelt saksarkiv ordnet etter K-kode nøkkel, egen modul for møtesaker
|
2. Arkivdeler i DMA - Documaster arkiv
| Navn arkivdel
|
Funksjon
|
Beskrivelse
|
Produksjonssystem
|
| Oppvekst Senja:
|
|
|
|
| Skole
|
Skoleadministrasjon
|
Inntak skole, flyttemelding, div. søknadsbehandling
|
Vigilo-OAS
|
| SFO
|
Sfo-administrasjon
|
Søknadsbehandling, i bruk fra vår 2022,
|
Vigilo-OAS
|
| Barnehage
|
ikke i bruk
|
|
Vigilo-OAS
|
| PPT Senja:
|
|
|
|
| PP-tjenesten
|
PP-tjeneste-bruker Logopedi tjeneste-bruker
|
PP-journal, utredning, tiltak
Logopedi-journal fra dato: 01.03.22, utredning, tiltak
|
HK-Oppvekst - Vitec HK Data
|
3. Arkivdeler i Visma arkivkjerne - VSA
| Navn arkivdel
|
Funksjon
|
Beskrivelse
|
Produksjonssystem
|
| Familia
|
Barnevern
|
Brukerarkiv barnevern
|
Visma Familia
|
| Flyktning
|
Flyktning; bosetting og integrering
|
Brukerarkiv flyktninger
|
Visma Velferd
|
| FlyVo
|
Flyktning/voksenopplæring - Prosjekt
|
Prosjektarkiv - benyttes ikke
|
Visma Velferd
|
| HsPro
|
Helsestasjon og jordmortjeneste
|
Brukerarkiv helsestasjon: oppfølging av barn, skoleelever, flyktninger, Vaksinasjon og smittevern Fødestua: Oppfølging svangerskap
|
Visma Omsorg HsPro
|
| Profil
|
Helsehjelp dokumentasjon
|
Brukerarkiv helse- og omsorg (Pasientkartotek, pasientjournal etc.)
|
Visma Omsorg Profil
|
| Velferd
|
Sosialtjeneste/Nav
|
Brukerarkiv sosiale tjenester (NAV)
|
Visma Velferd
|
| Velferd Gjeldssak
|
Sosialtjeneste/Nav - Gjeldssak
|
Brukerarkiv gjeldssaker
|
Visma Velferd
|
| Voksenopplæring
|
Voksenopplæring
|
Elevarkiv voksenopplæring
|
Visma Velferd
|
4. Arkivdeler i Visma samhandling - Flyt arkivkjerne
| Navn arkivdel
|
Funksjon
|
Innhold
|
Produksjonssystem
|
| Barn
|
Søknadsadministrasjon
|
Administrasjon av søknadsbehandling og oppsigelse av plass
|
VismaFlyt barnehage
|
| Generelle saker
|
Administrasjon barnehageplass
|
Saksbehandling redusert foreldrebetaling, fakturagrunnlag, rapportering
|
VismaFlyt barnehage
|
5. Fagsystem med integrasjon mot sak- og arkivsystem
| Fagsystem
|
Funksjon
|
Arkiv
|
| EasyCruiter
|
Stillingsadministrasjon
|
K-kode
|
| DM-Brann
|
Tilsynssaker
|
Objekt
|
| TendSign
|
Anbud/innkjøp - administrasjon/behandling
|
K-kode
|
6. Manuell overføring av informasjon
| Virksomhet
|
Innhold
|
Arkiv
|
| Grunnskole Voksenopplæring
|
Klasselister, klassedagbøker, karakter-protokoller, vitnemålsprotokoller,
Møtebok for: elevråd, samarbeidsutvalg, foreldreutvalg/råd og referat fra personalmøter Karakterprotokoller
|
K-kode
|
| Barnehagene
|
Oversikt barnehagebarn
Møtebok for: samarbeidsutvalg, foreldreutvalg/råd og referat fra personalmøter, daglig frammøteliste/fravær oppbevares på papir i avd.
|
K-kode
|
| Skatt/innfordring
|
dokumenter som omhandler saksbehandling av lemping og tvangsinnfordring
|
K-kode
|
7. Digitale fellesløsninger, statlige systemer
Senja kommune er pålagt å benytte statlige systemer til mottak av post innenfor deler av landbruk, kultur, flyktning og voksenopplæring, statlige velferdsordninger:
| Virksomhet
|
Produksjonssystem
|
Arkivering
|
Systemeier
|
| Plan, næring, natur:
|
|
|
|
| Natur
|
Agros - portal:
|
|
Landbruksdirektoratet
|
|
|
ØKS
|
Distribuert/lokalt
|
Landbruksdirektoratet
|
|
|
eStil-PT
|
Distribuert/lokalt
|
Landbruksdirektoratet
|
|
|
eStil-RMP
|
Distribuert/lokalt
|
Landbruksdirektoratet
|
|
|
OBB
|
Distribuert/lokalt
|
Landbruksdirektoratet
|
|
|
|
|
|
| Samfunnsutvikling
|
Husbankens Ekstranett, Startskudd, bostøtte
|
Distribuert/lokalt
|
Husbanken
|
| Oppvekst og kultur:
|
|
|
|
| Kultur
|
Anleggsregisteret
|
Distribuert/lokalt
|
Lotteri- og stiftelsestilsynet
|
8. Oppslag historiske journalbaser
Historisk base etter kommunene Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy er lagret hos Sikri, leverandør av sak- og arkivsystemet Elements Cloud. Spørring i disse basene gjennomføres ved søk i dagens sak- og arkivsystem, Elements Cloud.
| Historiske baser
|
Tidsperiode
|
| Berg kommune
|
01.01.06-31.12.19
|
| Lenvik kommune
|
01.03.17-31.12.19
|
| Lenvik kommune
|
08.11.99-28.02.17
|
| Torsken kommune
|
18.04.17-31.12.19
|
| Torsken kommune
|
10.04.07-21.10.17
|
| Torsken kommune
|
21.10.99-04.04.07
|
| Tranøy kommune
|
01.04.08-31.12.99
|
9. Digitaliserte arkiver fra sammenslåingskommunene
Se spesifisert tabell under, lagret i sky hos Dansk skanning, avd. Norge. Spørring i disse basene foretas via Weblager.no. Det er kun autorisert personale som har tilgang til søk i basene. Originale arkiver tilbakeført til arkivdepot.
Tidsperiode start kan variere fra oppført informasjon
| Senja Kommune
|
Arkiver/tidsperiode:
|
| Sammenslåingskommuner:
|
Byggesak
|
Deling
|
Seksjonering
|
Oppmåling/målebrev
|
Landbruk/Gård
|
Personal
|
| Berg kommune
|
1918-2018
|
0
|
0
|
0
|
1938-2018
|
1943-2016
|
| Lenvik kommune
|
1947-2017
|
1969-2017
|
1989-2017
|
år ikke notert, (26 hm)
|
1969-2017
|
1935-2017
|
| Torsken kommune
|
1910-2017
|
0
|
0
|
år ikke notert, (0,9 hm)
|
1925-2016/17
|
1944-2016
|
| Tranøy kommune
|
1930-2018
|
0
|
0
|
år ikke notert, (0,5 hm)
|
1922-2016
|
1948-2016
|
Krav om håndskrevet signatur
Dokumenter med formkrav. Krav om håndskrevet signatur:
Digitale signaturer
Senja kommune har ikke per tiden digitale signaturer til signering av avtaler og kontrakter samt godkjenning av møtebøker. Dette er noe det jobbes med og vil være på plass i løpet av 2023.
Arkivformater
I Senja kommune skal korrespondanse og saksdokumenter i det elektroniske arkivet konverteres til godkjent arkivformat så snart de er ferdigstilt eventuelt senest ved avslutning av saken (mappe).
Formålet med konverteringen er å sikre at dokumentene framstår som komplette og uendrede. Alle arkiverte dokumenter skal være beskyttet mot uautoriserte endringer.
Følgende formater med tidspunkt for konvertering skal benyttes:
| Type
|
Produksjonsformat
|
arkivformat
|
Tidspunkt for konvertering
|
| Egenproduserte dokumenter, vha tekstbehandling, regneark, presentasjoner
|
Word, Excel, Powerpoint, Åpent dokument, m.fl
|
PDF/A, versjon 1a eller 1b eller høyere
|
Ved status journalført
|
| Skannede dokument
|
PDF/A, Raster, TIFF
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
| E-post meldingstekst
|
Ren tekst (txt), htm, html
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
| E-post vedlegg
|
PDF, Word, Excel, Powerpoint, m.fl
|
PDF/A
|
Ved sak avsluttet
|
| Kart og tegninger
|
CAD, tekniske tegninger, strekgrafikk
|
TIFF versjon 6.0 SOSI versjon 2.2 eller høyere
|
Ved sak avsluttet
|
| Digitale fotografier og bilder
|
JPEG, PNG, TIFF
|
TIFF versjon 6.0 JPEG (ISO 10918-1:19949
|
Ved sak avsluttet
|
| Digital video
|
MPEG-2, MPEG-4
|
MPEG-2 (ISO 13818-2)
|
Ved sak avsluttet
|
| Digitale lydfiler (audio)
|
MP3, MPEG-2, MPEG-4
|
MP3 PCM PCM-basert Wave
|
Ved sak avsluttet
|
| SMS/MMS
|
Ren tekst (txt)
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at dette ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.
