Formål

Sikre mest mulig dokumentfangst som er arkivverdig. Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. 

Generelt om mottak av post

Kanaler for inngående post
Senja kommune har én hovedadresse inn for post: Senja kommune, postboks 602, 9306 Finnsnes. Hovedorganisasjonsnummeret er 921369417. Senja kommune har transportavtale med Posten, som bringer og henter papirpost daglig.  I tillegg er det postmottak for eposter post@senja.kommune.no 

I sak- og arkivsystemet har vi importsentraler for mottak av egne skannede dokumenter til generell saksbehandling, byggesak, elektroniske søknader innkommet via hjemmesiden (Prokom), via Altinn (SvarInn) og e-post byggesak.

Telefon, SMS,MMS og sosiale medier skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig.

Fagområdene innen omsorg og helse, PPT og Nav kommunal har egne postadresser og postmottak i sine respektive fagsystemer og er selv ansvarlig for journalføring av disse.

Arkivtjenesten er i utgangspunktet ansvarlig for åpning, all distribusjon og behandling av inngående post. Post som blir levert personlig til saksbehandlere, skal leveres til arkivtjenesten på rådhuset/kommunehusene eller skannes og registreres inn i sak- og arkivsystemet av saksbehandler selv, eventuelt av arkivpersonale/merkantile ved eksterne virksomheter. Etter skanning legges papirpost i indekseringskassett etter dato. En måneds post samles i arkivbokser og merkes med måned og år. Indekseringskassett og arkivbokser oppbevares i låst hvelv i Servicetorget i minimum seks måneder. 

Dokumentfangst og postliste

Arkivtjenestens oppgaver i forhold til e-post

Regelverket for arkiv krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak og i tillegg postmottak i hver enhet for inngående post. Kvittering for mottak av e-post bør sendes alle som henvender seg til kommunen.
Adressen til postmottaket skal framgå av brevark, offisiell nettside og lignende.
All e-post til postmottak (post@senja.kommune.no) åpnes hver dag og arkivverdig e-post journalføres som en del av daglig gjøremål for arkivtjenesten. Rutine i Compilo benyttes.

Registrering i sak- og arkivsystemet

All journalføring og saksbehandling som ikke tilhører fagsystemer, skal foregå i sak-/arkivsystemet. Arkivtjenesten er ansvarlig for skanning og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak eller ny sak blir opprettet. Rutine i Compilo benyttes.

Anbuds- og tilbudsdokumenter

Sikre at anskaffelser i Senja kommune gjennomføres i tråd med lov, forskrift og kommunens reglementer.
Gi enhetlige og entydige rutiner for hvordan anskaffelser skal utføres samt hvordan internkontroll og avvikshåndtering skal gjennomføres i alle faser av anskaffelsesprosessen.

Forøvrig følger anskaffelsesrutiner for Senja kommune.