1. Arkivplikt og bevaringsplikt

Arkivloven § 6 fastslår at all offentlig forvaltning er pålagt å ha arkiv, og vi skal sørge for at arkivene er ordnet og innrettet slik at de er trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid.

• Arkivplikten innebærer at alle kommunale oppgaver og tjenester skal være fullt ut dokumentert.
• Dokumentasjonen skal vær tilgjengelig, pålitelig og forståelig for offentlig innsyn, tilsynsmyndigheter og revisjon.
• Den skal også være tilgjengelig for ettertiden, som rettighetsdokumentasjon, som kilder til ny kunnskap (forskning) eller som grunnlag for opplevelse av egen historie og identitet.

2. Hva er kassasjon og hvorfor kasseres arkiv?

Å kassere betyr å tilintetgjøre arkivmateriale, og sørge for at det ikke finnes spor eller rester av materiale som det går an å rekonstruere i ettertid.

Økonomiske hensyn er hovedgrunnen til at vi kasserer, men ved å redusere mengdene av arkivmateriale kan vi også få bedre oversikt og søkemuligheter, som igjen gir lettere/raskere framfinning.

Kassasjon planlegges og gjennomføres som del av de periodiske arkivrutinene.

3. Senja kommunes plan for bevaring og kassasjon (B/K-planen)

Senja kommunes plan for bevaring og kassasjon bygger på følgende prinsipper, som er nedfelt i riksarkivarens forskrift:

• All kassasjon skal være godkjent av riksarkivaren, enten gjennom generelle regler eller som enkeltvedtak.
• Kommunene skal ut fra det generelle regelverket og veileder utgitt av Arkivverket fastsette egen B/K-plan.
• Dette gjøres i samarbeid med Arkiv Troms, som er kommunens arkivfaglige instans og arkivdepot. Det vil si at vi sammen blir enige om konkrete bevaringsmål og metoder for gjennomføring.

Inntil videre følger Senja kommune Veileder for bevarings- og kassasjonsbestemmelser og er forsiktig med kassasjon.

4. Nye prinsipper for digital bevaring og kassasjon

Skal bevarings- og kassasjonsarbeidet kunne skje i et langsiktig perspektiv må dokumentasjonspliktene kartlegges og arkivmaterialet analyseres i et langsiktig perspektiv.

Arkiv Troms skal derfor sammen med sine eiere utarbeide en B/K-plan som ikke fokusere på å rydde opp i eldre ikke-digitalt materiale, men fokusere på framtidig skapt dokumentasjon og legge planer for krav og praktisk håndtering som er i overensstemmelse med kravene i gjeldende lovverk om arkiv, personvern, innsyn og offentlighet.

Dette arbeidet vil bli gjennomført så snart ny arkivlov med forskrifter foreligger.