Formål
Sikre korrekt og rettslig håndtering av innsynsbegjæringer.
Offentlighetsprinsippet
Alle saksdokumenter i kommunen som saksdokumenter og postjournaler og som produseres av et forvaltningsorgan, skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Enhver har rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innhold i en forvaltningssak så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, jf offentlegelova § 3.
Definisjoner
Innsynsløsning
- En offentlig portal (Elements publikum) med journalopplysninger fra kommunens sak- og arkivsystem. Løsningen er tilgjengelig for alle på: https://www.senja.kommune.no/ velg fra meny Postlister.
Innsynsbegjæring (innsynsforespørsel)
- Et krav om å få se et eller flere dokumenter i en eller flere saker, med hjemmel i offentleglova.
Offentlig journal/postliste
- En konkret rapport/postliste som inneholder de opplysninger som Senja kommune er pålagt å publisere ihht. Offentleglova § 10. Rapporten gir oversikt over opplysninger som saks- og dokumenttittel, avsender/mottaker, klassering, eventuell skjerming mv.
Meroffentlig
- Selv om det er hjemmel/lov å unnta opplysninger, skal kommunen likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn i dokumentet.
Meroffentlighet innebærer følgelig å vurdere:
- om et etterspurt dokument kan gis ut til tross for at det er hjemmel/lov for unntak
- kan det gis delvis innsyn (med sladd).
-
Sensitiv opplysning - Enhver opplysning som skal unntas offentlighet med hjemmel i lov. Utrykket benyttes her som en generell betegnelse for: Taushetsbelagte og personsensitive opplysninger om personer eller virksomheter:
Opplysninger av juridisk, økonomisk eller konkurransemessig karakter
Opplysninger som hvis de blir kjent for uvedkommende kan medføre lovbrudd eller skade på personer, gjenstander, interesser eller omdømme.
Hvorvidt opplysningene skal unntas eller ikke er gjenstand for en skjønnsmessig vurdering.
Skjerming
- Å begrense tilgangen til opplysninger i systemet. En skjerming består av tilgangskode, hjemmel og markering av skjerming av tekst i overskrift på sak, journalpost, dokument.
Tilgangskode
- En kode som styrer tilgangen til å se sensitive opplysninger i en arkivsak. Ulike tilgangskoder benyttes for ulike typer informasjon, eksempelvis U-unntatt offentlighet, P - personalsaker, B- barnehagesaker etc.
Hjemmel
- En henvisning til en lovhjemmel som begrunner hvorfor opplysningene ikke kan være offentlig. Eksempelvis offentlegelova § 13 1.ledd, jf forvaltningsloven § 13.
Saksbehandling av generelle innsyn, Compilo
Saksbehandling av innsyn taushetsbelagte opplysninger, Compilo
