I følge forskrift om offentlege arkiv § 4 skal alle offentlige organ ha en ajourført arkivplan.

Arkivplanen skal vise:

• hvordan arkivforvaltningen i Senja kommune gjennomføres og kvalitetssikres 
• organisering og ansvarsfordeling i Senja kommune, regler og rutiner for dokumentasjonsforvaltning, arkivets innhold og plan for behandling av ulike typer arkivmateriale 
• hvordan arkivene blir sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid i samsvar med sentralt gitt regelverk

I tillegg til Arkivplan benytter Senja kommune kvalitetssystemet Compilo til å registrere kommunens rutiner og arbeidsprosesser. Compilo vil til enhver tid inneholde oppdaterte rutiner for ulike fag-/og tjenesteområder, og det lenkes fra arkivplanen til Compilo for interne brukere.

Arkivplan for Senja kommune gjelder fra og med 01.01.20 og oppdateres kontinuerlig ved endringer, minimum 1 gang i året.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Senja kommune. Alle ansatte med arkivansvar og saksbehandlerne i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Rådmannen gir med dette alle kommunens virksomheter pålegg om å følge arkivplanen.

Hogne Eidissen

Rådmann
(sign)